Ogni imprenditore ha l’obbligo civilistico e fiscale di conservare la documentazione relativa all’attività d’impresa, base della sua contabilità per la determinazione del reddito. I documenti in questione sono: libri contabili: mastrini dei conti, libro giornale, libro cassa, carico e scarico del magazzino; protocolli di inventario; bilanci: stato patrimoniale, conto economico, note e protocolli della pubblicazione; documenti relativi allo sdoganamento di merci; fatture emesse e ricevute. Il periodo di conservazione consiste generalmente in 10 anni.

Invece, la corrispondenza commerciale ed ogni altro documento rilevante per l’imposizione fiscale, come listino prezzi e recupero crediti dai clienti, vanno conservati per 6 anni. Il periodo però si allunga fino all’anno di prescrizione dell’accertamento fiscale, quando p.e. sussiste un contenzioso circa comunicazioni impositive. Documenti circa procedimenti penali, ricorsi od istanze del contribuente, controlli fiscali vanno pure conservati sino alla conclusione del procedimento.

La documentazione relativa a redditi di natura privata, come da capitale, da locazione o da lavoro, vanno conservati solo fino alla conclusione dell’accertamento o alla prescrizione della dichiarazione, secondo le leggi fiscali. Le fatture relative ad investimenti, appalti ed opere su terreni e fabbricati vanno tenute per 2 anni . Qualora i ricavi o i compensi superino keur 500, la documentazione citata va conservata per 6 anni.

L’obbligo di conservazione inizia all’inizio dell’anno successivo alla emissione del documento in questione.